Această politică explică modul în care TAB BEST IT S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal ale vizitatorilor, clienților și persoanelor care ne contactează, precum și modul în care sunt utilizate cookie-urile și tehnologiile similare.
1. Cine este operatorul datelor
TAB BEST IT S.R.L.Sediu/adresă de contact: Str. Traian nr. 55A, municipiul Câmpia Turzii, județul Cluj, cod poștal 405100, România
CUI: 40582650
Nr. Registrul Comerțului: J12/3347/2019
E-mail pentru confidențialitate și suport: nomadworld7@gmail.com
Telefon: +40 775 348 873
TAB BEST IT S.R.L. este operatorul datelor în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”) pentru prelucrările descrise mai jos. Anumiți furnizori pot acționa ca persoane împuternicite de noi sau, pentru propriile obligații legale, ca operatori independenți.
2. Ce date putem prelucra
- Date de identificare și contact: nume, prenume, telefon, adresă de e-mail, adresă de livrare/facturare și, când este necesar, datele persoanei desemnate să primească coletul.
- Date despre comandă și contract: produse, cantități, prețuri, reduceri, număr comandă, data și starea comenzii, confirmarea telefonică, instrucțiuni de livrare, factură și istoricul retururilor sau garanțiilor.
- Date de plată: metoda de plată, suma, starea plății și documentele justificative. Pentru rambursări putem prelucra numele titularului și IBAN-ul comunicat. Nu solicităm PIN-ul, parola bancară sau codul CVV/CVC.
- Date din comunicări: conținutul e-mailurilor, mesajelor, solicitărilor și notițele strict necesare rezultate din apelurile de confirmare ori suport.
- Date de livrare și logistică: numărul documentului de transport, curierul, traseul și starea coletului, confirmarea de predare, refuzul ori imposibilitatea livrării.
- Date tehnice: adresă IP, data și ora accesului, tipul dispozitivului și browserului, identificatori de sesiune, jurnale de securitate, pagini accesate și date provenite din cookie-uri, în funcție de opțiunile dvs.
- Date privind preferințele: opțiunile de marketing, preferințele cookie și dovada acordării, refuzului sau retragerii consimțământului.
- Date antifraudă și de securitate: indicatori tehnici sau comportamentali necesari pentru prevenirea comenzilor fictive, abuzului, atacurilor și incidentelor.
Nu solicităm în mod obișnuit categorii speciale de date — de exemplu date medicale, biometrice, genetice, opinii politice ori credințe. Vă rugăm să nu ni le transmiteți decât dacă sunt strict necesare într-o situație reglementată și v-am explicat separat condițiile prelucrării.
3. De unde obținem datele
- direct de la dvs., prin formularul de comandă, telefon, e-mail sau alte canale de suport;
- automat, de la browser/dispozitiv și prin cookie-uri ori tehnologii similare;
- de la centrele de împachetare, curieri, furnizorii de plată și alți parteneri implicați în comandă;
- de la persoana care plasează o comandă în numele ori pentru livrarea către alt destinatar;
- din surse publice sau de la autorități, numai când este necesar pentru apărarea drepturilor ori respectarea legii.
Când ne furnizați datele altei persoane, trebuie să aveți un motiv legitim pentru aceasta și să îi comunicați existența prezentei politici. Vom folosi datele destinatarului numai pentru livrare, contact operațional, siguranța produsului și celelalte scopuri compatibile explicate aici.
4. Scopurile, datele și temeiurile juridice
| Scop | Date uzuale | Temei juridic |
|---|---|---|
| Preluarea comenzii, verificarea telefonică, încheierea și executarea contractului | Identificare, contact, comandă, adresă, instrucțiuni, comunicări | Demersuri precontractuale și executarea contractului — art. 6 alin. (1) lit. b GDPR |
| Împachetare, expediere, livrare și gestionarea rambursului | Identificare, telefon, adresă, comandă, AWB, stare colet, sumă | Executarea contractului; obligații legale, după caz |
| Facturare, contabilitate, fiscalitate și păstrarea documentelor obligatorii | Date de comandă, plată, facturare și documente justificative | Obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. c GDPR |
| Retururi, retrageri, reclamații, conformitate, garanții și rambursări | Comandă, comunicări, dovezi, produs, IBAN când este necesar | Executarea contractului și obligații legale |
| Siguranța produselor, avertizări, rechemări și cooperarea cu autoritățile | Produs cumpărat, lot/serie, contact, livrare, incidente | Obligație legală; protejarea intereselor vitale în situații excepționale |
| Securitatea site-ului, prevenirea fraudei, comenzilor fictive și abuzului | IP, jurnale, dispozitiv, comandă, istoric operațional | Interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. f GDPR: protejarea serviciului, clienților și drepturilor noastre |
| Gestionarea litigiilor și apărarea drepturilor | Contract, plată, comunicări, dovezi și date relevante | Interes legitim; obligație legală, după caz |
| Îmbunătățirea funcționării și măsurarea performanței cu date strict necesare ori agregate | Date tehnice și statistici | Interes legitim pentru operațiuni strict necesare; consimțământ pentru cookie-uri analitice neesențiale |
| Newsletter, oferte prin e-mail/SMS și alte comunicări de marketing direct | Nume, e-mail/telefon, preferințe și dovada opțiunii | Consimțământ — art. 6 alin. (1) lit. a GDPR, solicitat separat; orice excepție legală se aplică strict |
| Cookie-uri de preferințe, analiză și marketing | Identificatori online, IP, dispozitiv, interacțiuni | Consimțământ prealabil; cookie-urile strict necesare se folosesc numai în limita necesității tehnice |
Când ne bazăm pe interes legitim, evaluăm necesitatea prelucrării, impactul asupra persoanei și existența unor garanții. Vă puteți opune, iar noi vom reanaliza situația potrivit art. 21 GDPR.
5. Confirmarea telefonică a comenzilor
- Putem apela numărul furnizat pentru a confirma identitatea, produsele, cantitatea, adresa, costul și disponibilitatea pentru livrare. Operatorul se identifică și explică scopul apelului.
- Putem nota starea apelului — de exemplu „confirmată”, „de revenit”, „număr greșit” ori modificarea solicitată — numai în măsura necesară procesării comenzii și prevenirii erorilor.
- În mod implicit, nu înregistrăm audio apelurile. Dacă această practică se schimbă, persoana va fi informată la începutul apelului despre scop, temei, durată, destinatari și drepturi, iar prezenta politică va fi actualizată înainte de începerea înregistrării.
- Modificările convenite telefonic asupra elementelor esențiale ale comenzii sunt confirmate pe un suport durabil.
6. Ce date sunt obligatorii și ce se întâmplă dacă nu le furnizați
Numele, telefonul, adresa de livrare, produsele și informațiile necesare plății/livrării sunt obligatorii pentru procesarea comenzii. Adresa de e-mail este obligatorie numai dacă fluxul site-ului o solicită pentru confirmări ori documente. Fără datele necesare nu putem încheia sau executa contractul. Datele pentru marketing, analiză opțională și personalizare publicitară sunt facultative, iar refuzul nu împiedică achiziția.
7. Cui putem divulga datele
Transmitem numai datele necesare către următoarele categorii de destinatari:
- centre de depozitare, împachetare și procesare logistică;
- curieri și furnizori de servicii poștale, inclusiv pentru încasarea rambursului;
- furnizori de găzduire, platformă e-commerce, formulare, baze de date, securitate, CRM și suport tehnic;
- furnizori de e-mail, SMS, telefonie ori call-center;
- procesatori de plăți, bănci și furnizori antifraudă, dacă sunt folosiți;
- contabili, auditori, avocați și alți consultanți obligați la confidențialitate;
- autorități publice, instanțe ori organisme competente, când divulgarea este cerută sau permisă de lege;
- un potențial succesor în cadrul unei reorganizări ori tranzacții, cu garanții de confidențialitate.
Furnizorii primesc instrucțiuni și obligații contractuale adecvate atunci când acționează ca persoane împuternicite. Curierii, procesatorii de plăți sau autoritățile pot prelucra anumite date și ca operatori independenți pentru propriile obligații legale.
Faptul că produsele sunt importate din China nu înseamnă că datele clienților sunt transmise furnizorilor din China. Nu facem o astfel de transmitere în fluxul obișnuit descris aici. Dacă un model logistic viitor ar necesita accesul unui furnizor din afara Spațiului Economic European la datele cumpărătorului, vom informa persoanele în prealabil și vom aplica mecanismul legal de transfer corespunzător.
8. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Unele servicii IT, de e-mail, analiză, publicitate ori suport pot implica acces sau stocare în afara Spațiului Economic European. În asemenea cazuri folosim, după situație, o decizie de adecvare a Comisiei Europene, clauze contractuale standard, măsuri suplimentare și verificări contractuale/tehnice. Puteți solicita informații despre garanțiile aplicabile la adresa de contact.
| Furnizor/serviciu | Rol și date | Locație | Garanție de transfer |
|---|---|---|---|
| [COMPLETAȚI] | [COMPLETAȚI] | [SEE / țară terță] | [decizie de adecvare / clauze standard / nu este cazul] |
9. Cât timp păstrăm datele
Păstrăm datele numai cât este necesar scopului, apoi le ștergem, anonimizăm sau le izolăm dacă există o obligație legală ori un litigiu. Termenele uzuale sunt:
| Categorie | Termen orientativ/criteriu |
|---|---|
| Comenzi acceptate, facturi și documente financiar-contabile | Termenul legal aplicabil documentelor contabile, de regulă 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, dacă o normă specială nu impune alt termen. |
| Comenzi neconfirmate sau abandonate, fără obligație contabilă | Maximum 6 luni, dacă nu există indicii de fraudă, o cerere ori un litigiu care justifică păstrarea. |
| Retururi, reclamații, garanții și suport | Pe durata soluționării și, de regulă, până la 3 ani după închidere; documentele contabile ori cele necesare unui litigiu pot fi păstrate mai mult, conform legii. |
| Dovezi privind încheierea contractului și comunicările esențiale | Pe durata raportului contractual și a termenelor legale în care pot fi formulate pretenții. |
| Date pentru siguranța produselor/rechemări | Cât este necesar obligațiilor de trasabilitate și gestionării riscurilor, potrivit categoriei de produs. |
| Jurnale de securitate | De regulă maximum 12 luni; mai mult numai pentru investigarea unui incident sau apărarea drepturilor. |
| Marketing bazat pe consimțământ | Până la retragerea consimțământului ori încetarea canalului; dovada opțiunii poate fi păstrată ulterior pentru perioada necesară demonstrării conformității și soluționării pretențiilor. |
| Cookie-uri și identificatori online | Durata exactă indicată în registrul de cookie-uri și în panoul „Setări cookie”. |
10. Drepturile persoanei vizate
În condițiile GDPR, puteți solicita:
- confirmarea prelucrării și acces la date;
- rectificarea datelor inexacte și completarea celor incomplete;
- ștergerea datelor, când nu există un temei legal pentru păstrare;
- restricționarea prelucrării;
- portabilitatea datelor furnizate, când prelucrarea este automatizată și bazată pe consimțământ sau contract;
- opoziția față de prelucrările bazate pe interes legitim;
- opoziția în orice moment față de marketingul direct;
- retragerea consimțământului, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
- să nu faceți obiectul unei decizii exclusiv automate cu efect juridic sau similar semnificativ, în cazurile legale;
- depunerea unei plângeri la autoritatea de supraveghere și adresarea instanțelor.
Trimiteți cererea la nomadworld7@gmail.com. Pentru protecția datelor, putem solicita informații rezonabile de verificare a identității, fără a colecta mai mult decât este necesar. Răspundem, de regulă, în cel mult o lună; termenul poate fi prelungit cu încă două luni pentru cereri complexe sau numeroase, caz în care vă informăm în prima lună. Cererile sunt gratuite, cu excepțiile permise de GDPR pentru solicitări vădit nefondate sau excesive.
11. Plângeri privind protecția datelor
Ne puteți contacta mai întâi pentru a încerca soluționarea rapidă. Aveți însă dreptul de a depune direct o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), prin pagina oficială pentru plângeri, precum și dreptul la o cale de atac judiciară.
12. Securitatea datelor
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscurile, precum controlul accesului, parole și autentificare adecvată, actualizări, copii de siguranță, instruirea persoanelor autorizate, clauze cu furnizorii și proceduri pentru incidente. Nicio transmisie sau stocare nu este lipsită complet de risc. În cazul unei încălcări de securitate, evaluăm impactul și notificăm autoritatea și/sau persoanele afectate atunci când legea o impune.
13. Minori
Magazinul se adresează persoanelor care pot încheia valabil contracte. Nu urmărim colectarea intenționată a datelor copiilor pentru marketing sau profilare. Dacă aflați că un minor ne-a transmis date fără reprezentarea ori acordul necesar, contactați-ne pentru analiză și ștergere, când aceasta este legal posibilă.
14. Decizii automate și profilare
Nu adoptăm, în fluxul obișnuit, decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice ori afectează în mod similar semnificativ persoana. Pot exista filtre automate antifraudă sau de securitate, însă blocarea relevantă a unei comenzi este supusă unei verificări umane la cerere. Dacă implementăm profilare publicitară prin cookie-uri opționale, aceasta funcționează numai după consimțământ și poate fi oprită din „Setări cookie”.
16. Comunicări comerciale
- E-mailurile, SMS-urile sau apelurile de marketing se trimit numai pe baza unei opțiuni valabile ori a unei excepții legale aplicabile strict. Căsuța de marketing este separată, clară și nebifată în prealabil.
- Vă puteți dezabona prin linkul din mesaj sau prin e-mail. Retragerea este gratuită și nu afectează mesajele operaționale despre comenzi, livrare, siguranță, retur sau garanție.
- Nu condiționăm cumpărarea de acceptarea marketingului și nu folosim consimțământul pentru scopuri incompatibile cu explicația furnizată la colectare.
17. Modificarea politicii
Putem actualiza politica atunci când se schimbă legislația, fluxurile, furnizorii sau tehnologiile. Publicăm versiunea nouă și data actualizării. Dacă modificarea afectează semnificativ drepturile sau presupune un nou scop incompatibil, oferim o informare suplimentară și solicităm consimțământul când legea îl cere.
18. Contact
Pentru întrebări sau exercitarea drepturilor: nomadworld7@gmail.com, +40 775 348 873, ori prin poștă la TAB BEST IT S.R.L., Str. Traian nr. 55A, Câmpia Turzii, jud. Cluj, 405100, România.